2 文本编辑
文本编辑是使用Word的基本功，熟练掌握后才能在编辑文档时，如行云流水，来去自如。
2.1 文字属性设置（TOP）
2.1.1 变换字体（TOP）
Widows98自带的中文字体（库）共有六种。即，宋体、楷体_GB2312、黑体、仿宋体_GB2312、隶体和幼圆。Office2000带有一些中文字体（库）。如，华文新魏、华文彩云、方正舒体、方正姚体、华文细黑、华文行楷、华文中宋、MingLiu、PmingLiu（后两种是繁宋体）等。这样一来，在Word
2000中能够应用的中文字体到15种。
变换文本字体的方法是：将需要变换字体的文本选中（选中的文本呈反像显示），然后在“格式”工具栏上的“字体”框中选中所需的字体名即可。
2.1.2 设定字号（TOP）
Word对字体大小采用两种不同的计量单位，其中一种是以“号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号、小一……七号、八号”等；另一种是以国际上通用的“磅”（28.35磅等于1厘米）为计量单位。“号”与“磅”的对应关系见下表。
| 字号 |
初号 |
小初 |
一号 |
小一 |
二号 |
小二 |
三号 |
小三 |
四号 |
小四 |
五号 |
小五 |
六号 |
小六 |
七号 |
八号 |
| 磅 |
42 |
36 |
26 |
24 |
22 |
18 |
16 |
15 |
14 |
12 |
10.5 |
9 |
7.5 |
6.5 |
5.5 |
5 |
| 毫米 |
14.8 |
12.7 |
9.17 |
8.47 |
7.76 |
6.35 |
5.64 |
5.29 |
4.94 |
4.23 |
3.70 |
3.17 |
2.65 |
2.29 |
1.94 |
1.76 |
字体大小可根据需要随意设定，且操作十分很简单。具体方法是：将需设定字号的文字选中后，把光标移入“格式”工具栏的“字号”下拉列表框内，选中（或删除）原有的字号，键入所需的字号（如，300），然后按回车即可。
以“磅”为单位设定的字体大小的范围是：1至1638磅。即，用Word打印（显示）的方块汉字，其边长最小为0.35毫米，最大可达57.78厘米。此外，字号允许在小数点后第一位上加个“5”。
2.2 查找和替换（TOP）
在编辑一份长文档过程，如果发现多处出现用错或输错了某一个词（字）时，只要使用“查找和替换”功能，就能既快又彻底地清除此类错误。
Word的查找、替换功能除了能够搜索和替换普通文本外，还能够查找和替换“格式”和“特殊字符”。“格式”包括“样式”、“字体”、“段落”等；“特殊字符”包括“段落标记”、“域”等。
文档中出现如下几种情况可使用“查找和替换”功能。
2.2.1 改正文档中多处出现的词（句）错误（TOP）
例如，文档中多处将“安排”错输成“按排”。改正方法是：
⑴单击“编辑”，然后单击“替换”。
⑵在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上，“查找内容”框中键入“按排”，“替换为”框中键入“安排”，然后单击“全部替换”即可。
2.2.2 改正文档中多处出现的单字错误。（TOP）
例如，用扫描仪并借助光学字符识别软件录入文字时，常会将“入”字识别成“人”。由于文档中有其它“人”是正确的，因此不能将整个文档中的“人”字全部改为“入”字。此时的改正方法是：
⑴单击“编辑”，然后单击“替换”。
⑵在“替换”选项卡上，“查找内容”框中键入“人”，“替换为”框中键入“入”（见图 ）。
⑶单击“查找下一处”，当查找到“人”就停下（如图所示），如果需要改成“入”，则单击“替换”，该处“人”字即改为“入”字，且自动开始查找下一个“人”字。如果查找到的“人”字不需要改，则再单击“查找下一处”，查找下一个“人”字。直到整个文档查找完一遍为止。
2.2.3 删除、替换（特殊）字符（TOP）
例如：用扫描仪录入文本时，识别软件在每行的结束处会加上一个“硬回车”。删除方法是：
单击“编辑”，再单击“替换”；在“替换”选项卡上，将光标移入“查找内容”框中，单击“高级”，再单击“特殊字符”，然后单击“段落标记”。让“替换为”框空白，然后单击“全部替换”，文档中所有的段落标记全部被删除。
如果需要，可借助于首行空格（如首行空两格）来恢复真正的段落标记。方法是：在“替换”选项卡上（见图 3），“查找内容”框中键入两个空格，将光标移入“替换为”框中，单击“高级”，再单击“特殊字符”，然后单击“段落标记”，接着键入两个空格，最后单击“全部替换”即可。
对于有些无法用键盘输入“替换内容”或“替换为”框中字符，如“①”，可借助剪贴板来输入。先在文档任意处插入一个“①”（以后再将其删除），再将它复制到剪贴板上，待光标移入“替换”或“替换为”框中后，按Ctrl+V键，剪贴板上的“①”即粘贴到该框中。
提示：替换“特殊字符”功能还有很多。再举一个例子：
目前，网页上广泛应用换行符换行，如果复制、粘贴到Word，应该使用替换功能将“手动换行符”替换成“段落标记”。
2.3 样式（TOP）
Word中的样式是一组用于编辑的格式命令。样式有字符和段落两种类型。段落样式可设定字体、边框、语言、段落、制表位、图文框和编号等七类格式。字符样式可设定字体、边框和语言等三类格式。两种样式的使用方法相同；新建、修改方法基本相同。
在Normal模板中，包含有许多个样式，用户可以根据需要修改它们，但是不能将它们删除或更名。用户可以新建样式。新建的样式若不添加到模板中，则仅能在新建它的那个文档中使用。
2.3.1 查看某个样式规定的格式的方法（TOP）
Word 2000 |
Word 2002/2003 |
 |
 |
查看“正文”样式：
⑴单击“格式”，然后单击“样式”
⑵在样式框将选中“正文”后，右边的“说明”下，即显示出它规定的格式（见上图）：
字体：（中文）宋体，（默认）Times New Roman，五号（中文）中文（中国），（其他）英语（美国），两端对齐，行距：单倍行距”。 |
查看“标题3”样式：
⑴单击任务窗格（样式和格式）中，“标题3”框右侧的下拉菜单按钮，然后单击“修改”，打开“修改样式”对话框（见上图）。该对话框上显示出它规定的格式：
正文＋字体：小四，加粗，段落单蹄段前：3磅，段后：3磅，与下段同页，段中不分页，3级。 |
使用样式可以保持文档的一致性。如，同级的各个标题的字体、字号、字形、行距等完全一致。
使用样式可以大幅度减少编辑工作量。如，当将某个段落样式应用到一个段落后，该段落即具备了该样式所规定的各项格式，而不必进行单项格式。自Word97起，样式中还新增了“自动更新”功能，当需要改变文档中具有同一样式的多个段落的格式时，只需改变该样式的格式，然后可让Word自动更新有关段落的格式。
2.3.2 新建样式（TOP）
用户可以创建新的样式。Word 2000中的操作方法是：
⑴单击“格式”，然后单击“样式”。
⑵为了减少工作量，在样式框中选中一个与将要新建样式的格式差别不大的样式，单击“新建”。
⑶在名称框中键入新建样式的名字。
⑷单击“格式”，再逐个单击需要更改的格式类别，然后进行设置。
⑸新建样式若需添加至模板中，则选中“添至模板”；若需自动更新，则选中“自动更新”；然后单击“确定”。
⑹单击“关闭”。
提示：在Word 2002/2003中操作方法有所不同。
单击任务窗格（样式和格式）上部的“新样式”，打开“新建样式”对话框（见右图）。其他操作与Word 2000类似，不再赘述！
2.3.3 修改样式（TOP）
用户可以根据需要修改Word提供，以及用户自己的样式。Word 2000中的操作方法是：
⑴单击“格式”，然后单击“样式”。
⑵在样式框中选中需修改的样式后，单击“更改”。
⑶单击“格式”，再单击需要更改的格式类别，然后进行设置。
⑷修改样式的成果若需添加至模板中，则选中“添至模板”；若需自动更新，则选中“自动更新”；然后单击“确定”。
⑸单击“关闭”。
提示：在Word 2002/2003中操作方法有所不同。
在任务窗格（样式和格式）上部，单击“新样式”。其他操作与Word 2000类似，不再赘述。
特别注意
“新建样式”对话框上“属性”选项区：
“名称”：新建样式名；
“样式类型”：段落样式或字符样式；
“样式基于”：新建样式的基础－即，新建是修改那个原有样式。
2.3.4 删除自建样式（TOP）
只有用户自己建立的样式可以删除。Word 2000中的操作方法是：
⑴单击“格式”，然后单击“样式”。
⑵在样式框中选中需删除的样式后，单击“删除”。
⑶单击“是”。
⑷单击“关闭”。
提示：在Word 2002/2003中操作方法有所不同。
光标移到，任务窗格（样式和格式）中，需要删除的样式上，单击该框名称框右侧的下拉式菜单按钮，再单击“删除”，然后在提示“是否删除××样式？”对话框上，单击“确定”即可。
2.4 特殊版式（TOP）
2.4.1 给中文加拼音（TOP）
给中文加拼音的方法是：
⑴单击“格式”，指向“中文版式”，然后单击“拼音指南”。
⑵在“拼音指南”对话框中，“拼音文字”框中，键入与左边基准文字文字对应的拼音字母（微软拼音2.0版能自动填入拼间字母，但每次只能添加30个文字的），键入的拼音立即在“预览”框中显示出来（上左图），然后单击“确定”。拼音即添加到文本中（上右图）。
此外在“拼音指南”对话框，还可以更改“对齐方式”、“字体”、“字号”等。
提示：Word 2002/3中的操作方法与Word 2000基本相同。仅仅是“拼音指南”对话框上，多了一项设置－（拼音字母与汉字之间的）“偏移量”。
2.4.2 双行合一（TOP）
例如，需要将“热烈祝贺第三届职工代表大会、第五届工会代表大会胜利召开！”中的“第三届职工”和“第五届工会”两行合成一行。即编辑成“热烈祝贺第三届职工第五届工会代表大会胜利召开！”。方法是：
⑴将“第三届职工第五届工会”选中后，单击“格式”，指向“中文版式”，然后单击“双行合一”。
⑵在“双行合一”对话框（见上图）的“字符”框中键入“第三届职工第五届工会”，然后单击“确定”。
在该对话框中有一个“带括号”复选框，选中后可在“括号类型”框中选择为双行文字添加的括号类型。
删除“双行合一”的方法是，选中双行合一的内容后，单击“格式”，指向“中文版式”，然后单击“双行合一”。 然后，单击“双行合一”对话框上的“删除”即可。
提示：Word 2000/2/3中，此项功能有关的操作方法均相同。
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